بے ترتیب فہرست یا اسپریڈشیٹ کو صاف کریں

یہ کب استعمال کریں

آپ کے پاس کئی ذرائع سے آئی ایک فہرست ہے، جیسے مستحقین کی فہرست، حاضری شیٹ یا اسٹاک رجسٹر۔ نام مختلف ہجوں میں ہیں، تاریخیں الگ الگ انداز میں ہیں اور کچھ اندراج دو بار آئے ہیں۔ آپ ایک صاف نسخہ چاہتے ہیں جسے جانچ سکیں اور کچھ ضائع بھی نہ ہو۔

پرامپٹ

نیچے دی گئی فہرست صاف کریں۔ یہ [فہرست کیا ہے، مثلاً حاضری شیٹ] سے لی گئی ہے۔

کالم: [کالموں کے نام لکھیں]
ڈیٹا:
[قطاریں یہاں لکھیں۔ شناختی کارڈ نمبر، فون نمبر اور دوسری غیر ضروری ذاتی تفصیلات ہٹا دیں یا بدل دیں]

یہ کام کریں:
1. ناموں، جگہوں اور دفاتر کے ہجے یکساں کریں۔ وہ ہجے استعمال کریں جو فہرست میں سب سے زیادہ آیا ہے
2. تمام تاریخیں [DD/MM/YYYY] کی شکل میں لکھیں
3. "نوٹ" کے نام سے ایک کالم بڑھائیں اور اس میں یہ نشان لگائیں: ممکنہ دہرا اندراج (بتائیں کس قطار سے ملتا ہے)، MISSING (بتائیں کون سا خانہ) یا [CHECK] (بتائیں کیا غلط لگتا ہے)
4. پورا جدول واپس دیں، اصل جتنی قطاروں کے ساتھ اور اسی ترتیب میں
5. جدول کے بعد ہر قطار میں کی گئی ہر تبدیلی کی فہرست دیں

کبھی کوئی قطار حذف نہ کریں، نہ آپس میں ملائیں اور نہ ترتیب بدلیں۔ کوئی خالی خانہ اندازے سے نہ بھریں۔ اگر یقین نہ ہو کہ دو ہجے ایک ہی شخص یا جگہ کے ہیں تو تبدیل کرنے کے بجائے [CHECK] لکھیں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• لکھنے سے پہلے وہ ذاتی ڈیٹا ہٹا دیں جو اس کام کے لیے ضروری نہیں۔ اگر صفائی ناموں پر منحصر نہیں تو ناموں کی جگہ کوڈ لکھ دیں۔
• تاریخ کی وہ شکل بتائیں جو آپ کا دفتر استعمال کرتا ہے۔
• لمبی فہرست ہو تو تقریباً 100 قطاروں کے حصوں میں کام کریں۔ لمبے جدولوں میں قطاریں چھوٹ جانے کا امکان زیادہ ہوتا ہے۔

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• قطاریں گنیں۔ صاف جدول میں اتنی ہی قطاریں ہونی چاہئیں جتنی اصل میں تھیں۔
• ہر ممکنہ دہرے اندراج کا فیصلہ خود کریں۔ مصنوعی ذہانت صرف نشان لگاتی ہے۔
• کچھ تبدیل شدہ قطاروں کو اصل ذریعے سے ملائیں، صرف لی گئی فہرست سے نہیں۔

متعلقہ رہنمائی: دستاویزات سے ڈیٹا کیسے نکالیں۔