دفتری حکم نامہ یا سرکلر تیار کریں

یہ کب استعمال کریں

آپ کو عملے کو کسی فیصلے سے آگاہ کرنا ہے: نئے اوقات، ڈیوٹی روسٹر، طریقۂ کار میں تبدیلی یا کسی موجودہ ہدایت کی یاد دہانی۔

پرامپٹ

پاکستان کے ایک سرکاری دفتر کے لیے دفتری حکم نامہ تیار کریں۔

جاری کنندہ: [عہدہ، نام نہیں]
مخاطب: [کون سا عملہ یا شعبے]
کیا حکم دیا جا رہا ہے: [فیصلہ]
کب سے: [تاریخ]
عملے کو درکار تفصیلات: [اوقات، ذمہ داریاں، رابطہ بلحاظ عہدہ]
اختیار: [وہ منظوری یا قاعدہ جس پر یہ حکم مبنی ہے، بالکل فائل کے الفاظ میں]

[انگریزی / اردو] میں عام دفتری فارمیٹ میں لکھیں: نمبر، تاریخ، عنوان، نمبر وار پیراگراف، دستخط کا حصہ اور تقسیم کی فہرست۔ [150] الفاظ سے کم رکھیں۔ ہر پیراگراف میں ایک ہدایت ہو۔ اوپر دیے گئے کے علاوہ کوئی ہدایت، تاریخ یا اختیار شامل نہ کریں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• پرامپٹ میں نام کے بجائے عہدے لکھیں۔ ضرورت ہو تو نام بعد میں شامل کریں۔
• اختیار فائل سے ہوبہو نقل کریں۔ درست اختیار کے بغیر حکم نامہ بعد میں مسائل پیدا کرتا ہے۔
• کسی موجودہ قاعدے کی یاد دہانی کے سرکلر کے لیے قاعدے کا متن شامل کریں اور لکھیں: "اسے لفظ بہ لفظ نقل کریں۔"

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• اسے سب سے جونیئر وصول کنندہ کی نظر سے پڑھیں۔ کیا کوئی ہدایت دو طرح سمجھی جا سکتی ہے؟
• نفاذ کی تاریخ اور تقسیم کی فہرست جانچیں۔
• جاری کرنے سے پہلے یقینی بنائیں کہ متعلقہ سطح سے منظوری ہو چکی ہے۔