زیرِ التوا جواب کے لیے یاد دہانی لکھیں

یہ کب استعمال کریں

آپ نے کسی دفتر یا شخص کو خط لکھا تھا اور جواب یا کارروائی میں تاخیر ہو چکی ہے۔ آپ ایسی یاد دہانی چاہتے ہیں جو باادب ہو مگر واضح کرے کہ جواب ضروری ہے، اور جس میں سابقہ خط کا درست حوالہ ہو۔

پرامپٹ

پاکستان کے ایک سرکاری دفتر کی طرف سے زیرِ التوا جواب یا کارروائی کے لیے یاد دہانی تیار کریں۔

منجانب: [آپ کا دفتر اور عہدہ]
بنام: [وہ دفتر اور عہدہ جس نے جواب نہیں دیا]
سابقہ خط: حوالہ نمبر [نمبر]، بتاریخ [تاریخ]
سابقہ خط کا موضوع: [موضوع]
کیا مانگا گیا تھا: [مطلوبہ معلومات یا کارروائی، ایک یا دو جملوں میں]
پچھلی یاد دہانیاں، اگر کوئی ہوں: [حوالہ نمبر اور تاریخیں]
نئی آخری تاریخ: [تاریخ]
یہ کیوں اہم ہے: [کون سا کام رکا ہوا ہے، ایک جملے میں]

[انگریزی / اردو] میں [پہلی یاد دہانی / دوسری یاد دہانی / آخری یاد دہانی] کے طور پر لکھیں۔ [120] الفاظ سے کم رکھیں۔ آغاز میں سابقہ خط کا حوالہ نمبر اور تاریخ دیں۔ جو مانگا گیا تھا اسے ایک جملے میں دہرائیں۔ نئی آخری تاریخ واضح بتائیں۔ لہجہ شائستہ مگر مضبوط رکھیں۔ دھمکی، الزام یا طنز سے گریز کریں۔

اوپر درج کے علاوہ کوئی حوالہ نمبر، تاریخ، نتیجہ یا تفصیل اپنی طرف سے شامل نہ کریں۔ اگر حوالہ نمبر یا تاریخ موجود نہیں تو اس کی جگہ [CHECK] لکھیں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• حوالہ نمبر اور تاریخ سابقہ خط کی فائل کاپی سے بالکل ویسے ہی نقل کریں۔
• مرحلہ ایمانداری سے چنیں۔ "آخری یاد دہانی" تبھی بھیجیں جب آپ کا دفتر معاملہ آگے لے جانے کو تیار ہو۔
• کسی نتیجے کا ذکر صرف تب کریں جب وہ حقیقی اور منظور شدہ ہو، اور اسے مسودے کے بعد خود شامل کریں۔

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• حوالہ نمبر اور تاریخ فائل سے ملائیں۔ غلط حوالے والی یاد دہانی کو نظر انداز کرنا آسان ہوتا ہے۔
• ایک بار لہجے کے لیے پڑھیں۔ مضبوط ہونا ٹھیک ہے، بدتمیزی نہیں۔
• نئی آخری تاریخ اپنی ڈائری میں لکھ لیں تاکہ بعد میں پیروی کر سکیں۔

متعلقہ رہنمائی: مصنوعی ذہانت کی مدد سے خطوط اور نوٹس کا مسودہ۔