شہری کی شکایت کا جواب دیں

یہ کب استعمال کریں

کسی شہری نے خط، ای میل یا شکایتی پورٹل کے ذریعے شکایت کی ہے۔ آپ جانتے ہیں کہ کیا کارروائی ہو چکی ہے یا ہوگی اور آپ ایسا جواب چاہتے ہیں جو شائستہ، سچا اور آسانی سے سمجھ میں آنے والا ہو۔

پرامپٹ

پاکستان کے ایک سرکاری دفتر کی طرف سے شہری کی شکایت کا جواب تیار کریں۔

شکایت (خلاصہ، ذاتی تفصیلات کے بغیر):
[شہری کے مطابق کیا غلط ہوا]

ہمیں کیا معلوم ہوا:
[حقائق، جتنے ثابت ہو چکے ہیں]

ہم کیا کریں گے یا کر چکے ہیں:
[کارروائی اور مدت۔ اگر کچھ نہیں ہو سکتا تو اس کی وجہ]

[آسان اردو / انگریزی] میں جواب لکھیں جو:
- شہری کا شکریہ ادا کرے اور شکایت ایک جملے میں دہرائے
- صورتحال ایمانداری سے بیان کرے، شہری کو قصوروار ٹھہرائے بغیر
- کارروائی اور اس کا وقت بتائے
- رابطے کے لیے عہدہ بتائے اور یہ بھی کہ مطمئن نہ ہونے کی صورت میں شکایت آگے کیسے لے جائیں
- مختصر جملوں میں ہو اور دفتری اصطلاحات سے پاک ہو
- [180] الفاظ سے کم ہو

اوپر درج کے علاوہ کوئی وعدہ نہ کریں۔ کوئی تاریخ، نام یا طریقۂ کار اپنی طرف سے نہ گھڑیں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• جس زبان میں شہری نے لکھا ہے، جواب بھی اسی میں دیں۔
• کارروائی کے بارے میں واضح رہیں۔ جواب میں مبہم وعدہ نئی شکایت بن جاتا ہے۔
• شکایت آگے لے جانے کا وہی راستہ بتائیں جو آپ کا محکمہ واقعی استعمال کرتا ہے۔

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• لہجہ جانچیں۔ جواب ایسا لگے جیسے کسی نے بات سنی ہو، رٹا رٹایا سانچہ نہیں۔
• یقینی بنائیں کہ جواب کے ہر وعدے کا آپ کے دفتر میں کوئی ذمہ دار اور تاریخ مقرر ہو۔
• دوسرے لوگوں کے بارے میں کوئی معلومات ظاہر کرنے والی بات ہٹا دیں۔