کمیٹی کے ضوابطِ کار تیار کریں

یہ کب استعمال کریں

کوئی کمیٹی یا ورکنگ گروپ بن رہا ہے اور اس کے ضوابطِ کار (Terms of Reference) درکار ہیں۔ آپ جانتے ہیں کہ یہ کیوں بن رہا ہے اور اس میں کون ہونا چاہیے۔ آپ ایسی واضح دستاویز چاہتے ہیں جس پر اراکین متفق ہو سکیں۔

پرامپٹ

پاکستان کے ایک سرکاری دفتر میں کسی کمیٹی یا ورکنگ گروپ کے ضوابطِ کار تیار کریں۔

کمیٹی کا نام: [نام]
تشکیل دینے والا: [عہدہ یا دفتر، اور وہ منظوری جس پر یہ مبنی ہے، بالکل فائل کے الفاظ میں]
مقصد: [کمیٹی کیوں بنی، ایک یا دو جملوں میں]
صدر: [عہدہ]
اراکین: [فہرست بلحاظ عہدہ، نام نہیں]
سیکرٹری: [عہدہ]
ذمہ داریاں: [کمیٹی کو کیا کرنا ہے]
مدت: [آغاز کی تاریخ، اہم تاریخیں اور اختتام کی تاریخ]
رپورٹنگ: [کس کو، کتنی بار اور کس شکل میں]

[انگریزی / اردو] میں ضوابطِ کار نمبر وار حصوں میں لکھیں:
1. پس منظر اور مقصد
2. اراکین (بلحاظ عہدہ)
3. ذمہ داریاں
4. مدت
5. اجلاس اور کورم
6. رپورٹنگ

صرف اوپر دی گئی تفصیلات استعمال کریں۔ کوئی ذمہ داری، اختیار، تاریخ یا کورم اپنی طرف سے نہ گھڑیں۔ اگر کمیٹی کے لیے عام طور پر ضروری کوئی بات موجود نہیں، جیسے کورم یا اجلاسوں کا وقفہ، تو اسے خود پُر کرنے کے بجائے اس حصے میں [CHECK] لکھیں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• اراکین عہدے کے لحاظ سے لکھیں تاکہ تبادلوں کے بعد بھی ضوابطِ کار درست رہیں۔
• ذمہ داریاں واضح لکھیں۔ "جائزہ لے کر سفارش کرے" "دیکھ لے" سے زیادہ واضح ہے۔
• منظوری بالکل اصل الفاظ میں لکھیں۔ کمیٹی کا اختیار اسی سے آتا ہے۔

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• دیکھیں کہ ذمہ داریاں وہی ہیں جو منظوری دینے والے افسر چاہتے تھے۔ نہ زیادہ، نہ کم۔
• ہر [CHECK] صدر یا منظوری دینے والے افسر کے فیصلے سے پُر کریں۔
• گردش کرانے سے پہلے یقینی بنائیں کہ اختتام کی تاریخ اور رپورٹنگ کا نظام قابلِ عمل ہیں۔

متعلقہ رہنمائی: مصنوعی ذہانت کی مدد سے خطوط اور نوٹس کا مسودہ۔