نوٹس سے اجلاس کی روداد تیار کریں

یہ کب استعمال کریں

آپ نے اجلاس میں نوٹس لیے ہیں یا ریکارڈنگ کی تحریر موجود ہے اور اب باقاعدہ روداد درکار ہے جس کی دوسرے منظوری دے سکیں۔

پرامپٹ

نیچے دیے گئے نوٹس کو پاکستان کے ایک سرکاری دفتر میں ہونے والے اجلاس کی باقاعدہ روداد میں بدلیں۔

اجلاس: [عنوان]، بتاریخ [تاریخ]، بمقام [جگہ]
صدارت: [عہدہ]
شرکاء: [فہرست بلحاظ عہدہ]
نوٹس یا تحریر:
[یہاں لکھیں۔ ذاتی باتیں جو روداد کا حصہ نہیں، ہٹا دیں]

روداد میں یہ ہو:
1. عنوان، تاریخ، مقام، صدر اور شرکاء
2. ایجنڈے کے ہر نکتے کا الگ نمبر وار حصہ: بحث کا مختصر خلاصہ اور کیا فیصلہ ہوا
3. آخر میں کارروائی کے نکات کا جدول، تین کالموں کے ساتھ: کارروائی، ذمہ دار (بلحاظ عہدہ) اور آخری تاریخ

[انگریزی / اردو] میں لکھیں اور صرف وہی درج کریں جو نوٹس میں ہے۔ اگر کوئی فیصلہ یا تاریخ واضح نہیں تو اندازہ لگانے کے بجائے [UNCLEAR] لکھیں۔ غیر جانبدار زبان استعمال کریں اور جب تک نوٹس میں نہ ہو، کسی کی رائے کسی نام سے منسوب نہ کریں۔

خالی جگہیں کیسے پُر کریں

• ایجنڈا ہو تو نوٹس سے پہلے شامل کریں۔
• ریکارڈنگ کی تحریر ہو تو بتائیں کہ کون سا بولنے والا صدر ہے۔
• پہلے معلوم کر لیں کہ آپ کا محکمہ اجلاس کی ریکارڈنگ کسی آلے پر اپ لوڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے یا نہیں۔ اکثر نہیں دیتے۔

نتیجہ استعمال کرنے سے پہلے

• ہر فیصلے اور تاریخ کو اپنے نوٹس سے ملائیں۔ روداد ریکارڈ ہے اور اس کی غلطیاں سرکاری بن جاتی ہیں۔
• ہر [UNCLEAR] صدر سے پوچھ کر طے کریں، اندازے سے نہیں۔
• حتمی شکل سے پہلے مسودے کے طور پر گردش کرائیں، جیسے خود لکھی گئی روداد کے ساتھ کرتے ہیں۔

متعلقہ رہنمائی: طویل فائلوں کا خلاصہ کیسے بنائیں۔